TEKNIK PENYUSUNAN SOP & PRINSIP PENYUSUNAN SOP

Berikut adalah teknik penyusunan SOP.

1.    Membentuk Tim dan Kelengkapannya

Tim bertugas mengumpulkan data, mengidentifikasi kebutuhan, menganalisis prosedur, melakukan pengembangan, melakukan uji coba, melakukan sosialisasi, memonitor dan evaluasi, melakukan penyempurnaan, dan menyajikan hasil-hasil pengembangannya kepada pimpinan SOP.

2.    Memberikan Pelatihan untuk Anggota Tim

Agar dapat melaksanakan tugas sebaik-baiknya, seluruh anggota tim harus memperoleh pembekalan yang benar tentang cara menyusun SOP sehingga dapat disusun petunjuk pelaksanaan penyusunan SOP yang kelak dapat digunakan oleh anggota tim dalam melaksanakan tugas.

3.    Sosialisasi SOP ke Seluruh Unit

Tujuan sosialisasi SOP adalah agar diketahui oleh seluruh satuan kerja. Jadi, apabila terjadi perubahan, para pimpinan unit dapat segera mengetahuinya. Pimpinan puncak dituntut untuk melakukan sosialisasi tersebut.

Prinsip Penerapan SOP

Dalam melaksanakan SOP, terdapat beberapa prinsip yang harus dipenuhi, yaitu sebagai berikut.

1.    Efisien

Setiap aktivitas kerja diharapkan bisa lebih cepat dan tepat. SOP dijadikan acuan agar karyawan mampu melaksanakan pekerjaan seefisien mungkin dengan cermat dan tepat.

2.    Konsisten

SOP harus selalu dilaksanakan secara konsisten oleh siapa pun dan dalam kondisi apa pun dalam suatu organisasi.

3.    Komitmen

SOP harus dilaksanakan dengan komitmen penuh dari seluruh jajaran karyawan, mulai dari karyawan yang posisinya paling tinggi hingga karyawan yang posisinya paling rendah.

4.    Mengikat

SOP harus mengikat para karyawan dalam melaksanakan pekerjaannya, sesuai dengan standar yang telah ditetapkan.

5.    Perbaikan berkelanjutan

Dalam melaksanakan pekerjaan, penerapan SOP harus terus disempurnakan agar dapat menerapkan prosedur kerja lebih efisien dan efektif.

6.    Memiliki peran penting

Seluruh karyawan mempunyai peran penting. Karyawan yang tidak dapat melaksanakan perannya dengan baik akan mengganggu proses kerja secara keseluruhan, bahkan dikhawatirkan akan mengganggu perusahaan.

7.    Terdokumentasi

Seluruh prosedur kerja yang telah dibakukan harus didokumentasikan dengan baik sehingga akan menjadi dokumen perusahaan/organisasi yang permanen.