Pengertian SOP

PENGERTIAN STANDARD OPERATING PROCEDURE

(SOP)

    Setiap perusahaan ingin usahanya tetap bertahan, berkembang, dan memenangkan persaingan dengan usaha lain. Agar kondisi tersebut dapat tercapai, perusahaan harus memiliki pedoman, aturan atau prosedur kerja tertentu yang bersifat tetap, rutin dan tidak berubah-ubah dalam kegiatan setiap unit kerja. Ketika prosedur kerja tersebut dibakukan menjadi dokumen tertulis, prosedur kerja itu disebut sebagai Standard Operating Procedure (SOP).

      Jika, diartikan per kata, standard (standar) adalah ‘ukuran tertentu yang dipakai sebagai patokan’. Patokan inilah yang menjadi acuan pokok yang wajib dipatuhi oleh setiap pimpinan atau perusahaan dapat berjalan sesuai visi dan tujuan yang telah ditetapkan.

      Dalam administrasi perkantoran, operating (operasional) berkaitan dengan kegiatan atau aktivitas kerja. Aktivitas kerja tersebut menggmbarkan alur kegiatan kerja yang bersifat rutin dan tidak rutin yang terikat dengan aturan yang telah ditentukan.

      Sementara itu, procedure (prosedur) memuat tahapan atau rincian yang berhubungan dengan proses pekerjaan. Jika digabungkan, SOP merupakan rangkaian tata pelaksanaan kerja yang diatur secara berurutan sehingga terbentuk urutan kerja secara bertahap dalam menyelesaikan suatu pekerjaan.

      Beberapa pengertian SOP yang dikemukakan oleh para ahli adalah sebagai berikut.

·         William Wand Donald dan Paul H.Schwartz

Dalam bukunya yang berjudul Standard Operating Procedures (SOPs) for Research in Weed Technology (1995), William Wand Donald dan Paul H. Scwhwartz mengemukakan bahwa SOP adalah perumusan dari prosedur yang digunakan secara berulang-ulang dalam ukuran yang spesifik atau sebagai suatu contoh yang berisi cara mengerjakan sesuatu.

·         Gareth R. Jones

Dalam bukunya yang berjudul Organizational Theory, Text, and Cases (2001), Gareth R. Jones mengemukakan bahwa SOP merupakan bagian dari peraturan tertulis yang membantu mengontrol perilaku anggota organisasi. SOP mengatur cara pekerja untuk melakukan peran keorganisasiannya secara terus menerus dalam pelaksanaan tugas dan tanggung jawab organisasi.

·         Istyadi Insani

Dalam Kebijakan Prosedur operasi standar Administrasi Pemerintahan di Indonesia (2010), Istyadi Insani mengemukakan SOP adalah petunjuk tertulis yang menggambarkan dengan tepat tahapan pelaksanaan tugas, pekerjaan, atau kegiatan.

·         International Organization for Standardization (ISO) 2001 tentang Manjemen Mutu

  SOP merupakan kehidupan dari sistem manajemen yang berfungsi sebagai pedoman prosedur, dan instruksi kerja.

      Berdasarkan beberapa pengertian tersebut, dapat ditarik kesimpulan bahwa Standard Operating Procedure (SOP) adalah suatu pedoman yang mengatur tahapan suatu proses atau prosedur pekerjaan tertentu yang bersifat rutin, tetap, tidak berubah-ubah, dan dituangkan menjadi dokumen tertulis yang dapat diakses oleh setiap karyawan yang dijadikan standar untuk pelaksanaan prosedur kerja.

       Berikut adalah beberapa istilah lain terkait SOP yang perlu Anda ketahui.

·       Standar Prosedur Operasi (SPO), merupakan terjemahan istilah SOP yang biasa digunakan pada bidang perkebunan.

·       Prosedur Operasi Standar (POS), merupakan terjemahan istilah SOP yang biasa digunakan pada bidang keamanan.

·       Standar Operasional Baku (SOB), merupakan terjemahan istilah SOP yang biasa digunakan pada bidang industri.

·  Prosedur Tetap (Protap), merupakan istilah dalam birokrasi pemerintahan, khususnya di lingkungan militer dan kepolisian.