Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran

      

RUANG LINGKUP SOP DALAM ADMINISTRASI PERKANTORAN

     Dalam administrasi perkantoran, SOP dibagi berdasrkan kegiatan, besar kegiatan, kelengkapan kegiatan, dan jenis kegiatan.

1.    Berdasarkan Kegiatan

a.    SOP Administratif

       SOP administratif adalah prosedur operasi standar untuk pekerjaan yang bersifat administratif yaitu pekerjaan yang bersifat umum (tidak detail), melibatkan banyak orang, atau dilaksanakan oleh lebih dari satu orang, dan banyak digunakan dalam perusahaan. Contohnya adalah SOP Penanganan Surat Masuk, SOP Pemeliharaan Komputer Kantor, dan SOP Peminjaman Buku Perpustakaan.

       Tahapan pelaksanaan pekerjaan bersifat makro ataupun mikro. Makro berarti pelaksanaan pekerjaan melingkupi beberapa pekerjaan yang bersifat mikro, yang berisi kegiatan secara global. Sementara itu, mikro berarti pelaksanaan pekerjaan merupakan bagian dari adminisrasi makro yang membentuk satu kesinambungan aktivitas secara lebih rinci.

       Beberapa hal yang terdapat dalam SOP administratif, antara lain rencana proyek, rencana manajemen, penetapan kebutuhan organisasi, perkembangan informasi dalam rekaman pengolahan, validasi data yang lengkap, dan prosedur penyesuaian suatu perusahaan atau kantor tertentu.

       Dalam penyusunan SOP administratif harus terdapat lima unsur berikut.

1)    Halaman judul

2)    Daftar isi

3)    Prosedur

4)    Pemeriksaan atau pengontrolan

5)    Referensi

       Adapun bagian-bagian prosedur dalam SOP administratif adalah sebagai berikut.

a)    Tujuan, yang berisi identifikasi yang akan dicapai.

b)    Cakupan, berisi identifikasi jangkauan prosedur yang akan digunakan.

c)    Abstrak, berisi ringkasan yang diformat singkat dari keseluruhan prosedur.

d)    Definisi atau daftar istilah, berisi data khusus yang digunakan, singkatan atau akronim yang memiliki arti khusus, dan definisi dari frasa yang digunakan.

e)    Penanggung jawab, berisi penjelasan tentang siapa yang bertanggung jawab dalam tugas, situasi, dan tempat tertentu; siapa yang bertanggung jawab untuk memberikan pelatihan; dan menjelaskan posisi seseorang dengan yang lainnya.

f)     Metode, berisi bagian yang mengidentifikasi semua langkah-langkah terkait dengan prosedur yang dibutuhkan.

g)    Kriteria atau daftar aktivitas.

h)    Manajemen penyimpanan atau perekaman data.

       Bagian pemeriksaan dan pengontrolan dalam SOP administratif berisi hal-hal berikut.

a)    Deskripsi tentang persiapan sesuai dengan prosedur pengontrolan, seperti penyesuaian, penghitungan ulang, dan identifikasi ulang.

b)    Deskripsi berapa kali hasil proses diskusi mengenai tujuan.

c)    Memberikan gambaran mengenai keterbatasan data dan tindakan.

d)    Memberikan gambaran hasil dari pengawasan.

       Sementara itu, referensi dalam SOP administratif berisi tentang hal-hal berikut.

a)    Acuan yang jelas mengenai dokumen atau prosedur SOP.

b)    Buku acuan yang digunakan.

c)    Metode-metode dan literatur yang ditulis sesuai dengan kaidah yang berlaku.

d)    SOP sesuai dengan kaidah yang berlaku.

e)    Pengambilan kalimat (kutipan) yang panjang disisipkan dalam lembar lain agar tetap mudah dibaca dan diakses.

b.    SOP Teknis

       SOP teknis adalah prosedur operasi standar yang tercatat dan diuraikan secara detail, rinci, dan teliti serta menggambarkan kegiatan yang dilakukan oleh satu orang atau satu kesatuan tim kerja untuk berbagai aktivitas di perusahaan sehingga tidak akan ada kemungkinan variasi lain. Oleh karena itu, SOP teknis biasanya berisi instruksi dan diterapkan dalam pekerjaan bidang keuangan, kearsipan, dokumentasi, laboratorium, kedokteran, layanan masyarakat, dan kepegawaian. Contohnya SOP pengagendaan surat, SOP pemberian disposisi, dan SOP pengoperasian komputer.

       Beberapa hal yang harus diperhatikan terkait SOP teknis adalah sebagai berikut.

1)    Umumnya berisi instruksi.

2)    Dibutuhkan untuk mengukur aktivitas data, seperti contoh data jenis, pemrosesan data, evaluasi data, verifikasi data, validitas data, risiko tak terduga, dan audit perlengkapan operasional.

3)    Membutuhkan langkah khusus untuk mencapai tujuan, koordinasi, laporan, dan rekaman.

4)    Setiap aktivitas harus sesuai dengan gambaran kerja, meskipun formatnya dapat dimodifikasi, dikurangi, atau diperluas.

       Berikut adalah lima hal yang harus ada dalam SOP teknik.

1)    Halaman judul

2)    Daftar isi

3)    Prosedur

4)    Pengontrolan

5)    Referensi

       Bagian-bagian prosedur dalam SOP teknik adalah sebagai berikut.

a)    Jangkauan dan ketergunaan, menjelaskan tujuan, dan cara pengaturan syarat prosedur.

b)    Abstraksi, merupakan kesimpulan prosedur.

c)    Definisi, yang berisi singkatan, identifikasi singkatan, atau terminologi yang digunakan.

d)    Kesehatan dan keselamatan, yang berisi:

·         jika karyawan tertimpa musibah, seperti kecelakaan, terluka, atau meninggal dunia, harus diidentifikasi, dan

·         penjelasan jika prosedur dilaksanakan dengan tidak benar.

e)    Peringatan

Menggambarkan kegiatan yang di dalamnya mungkin terjadi salah percobaan, ada hasil yang tidak valid, atau peralatan tertentu mengalami kerusakan.

f)     Gangguan

Menggambarkan segi ketelitian atau adanya beberapa bagian dari proses yang mungkin terganggu.

g)    Tanggung jawab individu

Berisi cara individu bertanggung jawab terhadap tugas yang wajib dikerjakan.

h)    Peralatan dan persediaan

Bagian ini berisi materi, peralatan, daftar, dan spesifikasi.

i)      Metode

Berisi cara untuk menentukan langkah yang dibutuhkan. Hal yang harus diperhatikan adalah metode atau instrumen yang digunakan, sampel, persiapan, permasalahan, software komputer, dan kalkulasi data.

j)      Pengaturan data, yang menjadi dasar untuk menentukan perincian data yang sudah diproses sebelumnya, menentukan bentuk data yang digunakan, menetapkan laporan yang ditulis, dan menetapkan data dan rekaman dalam cadangan informasi.

Bagian pengontrolan berisi hal-hal sebagai berikut.

a)    Deskripsi persiapan sesuai dengan prosedur pengontrolan, seperti penyesuaian perhitungan ulang, dan identifikasi ulang.

b)    Deskripsi hasil proses diskusi mengenai tujuan.

c)    Gambaran keterbatasan data dan tindakan.

d)    Gambaran hasil pengawasan.

Sementara itu, bagian referensi berisi tentang hal-hal berikut.

a)    Acuan yang jelas mengenai dokumen atau prosedurnya.

b)    Buku acuan yang digunakan.

c)    Metode dan literatur tertulis sesuai kaidah yang berlaku.

d)    SOP sesuai kaidah yang berlaku.

e)    Agar tetap mudah dibaca dan diakses, sisipkan kutipan di lembar lain.

2.    Berdasarkan Besar Kegiatan

a.    SOP Makro

Yaitu, integrasi dari beberapa SOP yang lebih kecil (mikro) yang membentuk serangkaian kegiatan dan tidak menggambarkan kegiatan yang riil dilakukan oleh pelaksana.

Contoh: SOP pengolahan surat.

b.    SOP Mikro

Yaitu, SOP yang merupakan gambaran kegiatan dari bagian yang lebih besar (makro) dan disebut sebagai sub atau bagian SOP.

Contoh: SOP pengiriman surat.

3.    Berdasarkan Kelengkapan Kegiatan

a.    SOP Final

Yaitu, SOP yang berdasarkan cakupan kegiatannya telah menghasilkan produk utama yang paling akhir atau final dan digunakan untuk produk kerja.

Contoh:

·         SOP Penyusunan Pedoman merupakan SOP Final dari SOP Penyiapan Bahan Penyusunan Pedoman.

·         SOP Penyelenggaraan Bimbingan Teknis merupakan SOP Final dari SOP Penyiapan Penyelenggaraan Bimbingan Teknis.

b.    SOP Parsial

Yaitu, SOP yang berdasarkan cakupan kegiatannya belum menghasilkan produk utama atau final dan memiliki rangkaian kegiatan lanjutan yang mencerminkan produk utama akhir.

Contoh:

·         SOP Penyiapan Bahan Penyusunan Pedoman merupakan bagian (parsial) dari SOP Penyusunan Pedoman.

·         SOP Penyiapan Penyelenggaraan Bimbingan Teknis merupakan bagian (parsial) dari SOP Penyelenggaraan Bimbingan Teknis.

4.    Berdasarkan Jenis Kegiatan

a.    SOP Generik

Yaitu, SOP yang kegiatannya memiliki kesamaan langkah sehingga Sop ini bisa diadopsi di unit kerja lain.

Contoh: SOP Pengelolaan Keuangan

b.    SOP Spesifik

Yaitu, SOP yang kegiatannya memiliki langkah khusus dan tidak dapat diterapkan di unit kerja lain.

Contoh: SOP Pelaksanaan Publikasi Hasil Uji Labolatorium A di Perusahaan B berlaku pada labolatorium A di perusahaan B dan tidak berlaku pada labolatorium lainnya meskipun pada perusahaan Y.