TEKNIK PENYUSUNAN SOP & PRINSIP PENYUSUNAN SOP

Berikut adalah teknik penyusunan SOP.

1.    Membentuk Tim dan Kelengkapannya

Tim bertugas mengumpulkan data, mengidentifikasi kebutuhan, menganalisis prosedur, melakukan pengembangan, melakukan uji coba, melakukan sosialisasi, memonitor dan evaluasi, melakukan penyempurnaan, dan menyajikan hasil-hasil pengembangannya kepada pimpinan SOP.

2.    Memberikan Pelatihan untuk Anggota Tim

Agar dapat melaksanakan tugas sebaik-baiknya, seluruh anggota tim harus memperoleh pembekalan yang benar tentang cara menyusun SOP sehingga dapat disusun petunjuk pelaksanaan penyusunan SOP yang kelak dapat digunakan oleh anggota tim dalam melaksanakan tugas.

3.    Sosialisasi SOP ke Seluruh Unit

Tujuan sosialisasi SOP adalah agar diketahui oleh seluruh satuan kerja. Jadi, apabila terjadi perubahan, para pimpinan unit dapat segera mengetahuinya. Pimpinan puncak dituntut untuk melakukan sosialisasi tersebut.

Prinsip Penerapan SOP

Dalam melaksanakan SOP, terdapat beberapa prinsip yang harus dipenuhi, yaitu sebagai berikut.

1.    Efisien

Setiap aktivitas kerja diharapkan bisa lebih cepat dan tepat. SOP dijadikan acuan agar karyawan mampu melaksanakan pekerjaan seefisien mungkin dengan cermat dan tepat.

2.    Konsisten

SOP harus selalu dilaksanakan secara konsisten oleh siapa pun dan dalam kondisi apa pun dalam suatu organisasi.

3.    Komitmen

SOP harus dilaksanakan dengan komitmen penuh dari seluruh jajaran karyawan, mulai dari karyawan yang posisinya paling tinggi hingga karyawan yang posisinya paling rendah.

4.    Mengikat

SOP harus mengikat para karyawan dalam melaksanakan pekerjaannya, sesuai dengan standar yang telah ditetapkan.

5.    Perbaikan berkelanjutan

Dalam melaksanakan pekerjaan, penerapan SOP harus terus disempurnakan agar dapat menerapkan prosedur kerja lebih efisien dan efektif.

6.    Memiliki peran penting

Seluruh karyawan mempunyai peran penting. Karyawan yang tidak dapat melaksanakan perannya dengan baik akan mengganggu proses kerja secara keseluruhan, bahkan dikhawatirkan akan mengganggu perusahaan.

7.    Terdokumentasi

Seluruh prosedur kerja yang telah dibakukan harus didokumentasikan dengan baik sehingga akan menjadi dokumen perusahaan/organisasi yang permanen.

Prinsip Penyusunan SOP

PRINSIP PENYUSUNAN SOP

       Format SOP yang baik adalah dapat menyampaikan informasi yang dibutuhkan dengan tepat, memfasilitasi, dan mengimplementasikan SOP secara konsisten. Terdapat empat faktor yang digunakan sebagai pedoman dasar penentuan format penyusunan SOP di perusahaan. Faktor-faktor tersebut adalah sebagai berikut.

1.    Jumlah keputusan yang akan dibuat dalam prosedur.

2.    Jumlah langkah dan sub langkah yang diperlukan dalam suatu prosedur.

3.    Penentuan pelaksana SOP.

4.    Tujuan yang ingin dicapai dalam pembuatan SOP.

       Adapun isi format SOP secara umum mencakup hal-hal berikut.

1.    Persetujuan

Persetujuan ini disesuaikan dengan kondisi setiap perusahaan dan harus ada orang yang menandatangani SOP tersebut agar dapat menjadi pedoman/aturan.

2.    Tujuan

Tujuan SOP berisi kepentingan pembuatan SOP.

3.    Definisi

Definisi ini penting untuk distandardisasi agar semua pembaca SOP memiliki satu pengertian yang sama untuk sebuah istilah yang ada pada SOP.

4.    Kebijakan

Yaitu, peraturan yang harus disiapkan demi kelancaran pelaksanaan SOP.

5.    Penjelasan prosedur

Penjelasan prosedur dapat dibuat dalam bentuk grafik, gambar, narasi atau petunjuk teknis (instruksi kerja yang sederhana) agar SOP mampu mengakomodasi semua kebutuhan pembaca.

6.    Lampiran

Lampiran dalam SOP berupa contoh formulir dan contoh laporan (bila ada).

     

       SOP memiliki berbagai macam format. Berikut adalah beberapa format SOP yang harus Anda ketahui.

1.    Langkah sederhana (simple steps)

Simple steps adalah bentuk SOP paling sederhana, biasanya digunakan jika prosedur yang disusun hanya memuat sedikit kegiatan dan memerlukan sedikit keputusan.

2.    Tahapan berurutan (hierarchical steps)

Herarchical steps merupakan pengembangan dari simple steps yang digunakan ketika prosedur yang disusun lebih dari sepuluh langkah, membutuhkan informasi lebih detail, dan sedikit pengambilan keputusan.

3.    Grafik (graphic)

Digunakan jika prosedur yang disusun menghendaki kegiatan spesifik dan dengan banyak langkah.

4.    Diagram alur (flowchart)

Berfungsi sebagai alat bantu komunikasi dalam mengambil keputusan yang banyak (kompleks) dan membutuhkan alternatif jawaban, seperti jawaban “ya” atau “tidak”, lengkap atau tidak lengkap, selesai atau belum selesai, yang akan memengaruhi kegiatan berikutnya.

       Dari keempat format SOP tersebut, format yang paling sering digunakan dalam sebuah perusahaan adalah format flowchart. Hal tersebut karena flowchart memiliki kelebihan, yaitu:

·         mendeskripsikan prosedur secara lebih ringkas,

·         memiliki tampilan yang lebih praktis dan lebih menarik sehingga dapat lebih mudah dimengerti dan digunakan, dan

·         mampu menguraikan langkah-langkah prosedur yang lebih konsisten.

       Terdapat dua macam format SOP dalam bentuk flowchart, yaitu sebagai berikut.

a.    Linear flowchart (diagram alur linier).

·         Berbentuk vertikal dan horizontal.

·         Ciri utama adalah adanya unsur kegiatan yang disatukan, yaitu pelaksana dan rumusan kegiatan dibuat ringkas dalam bentuk simbol.

b.    Branching flowchart (diagram alur bercabang)

·         Ciri utama brancing flowchart adalah adanya unsur pelaksana yang dipisahkan dari kolom kegiatan dan deskripsi prosedur kegiatan dilakukan dalam bentuk simbol yang dihubungkan secara bercabang.

Untuk membuat SOP dengan format flowchart, hal-hal yang harus diperhatikan adalah sebagai berikut.

a.    Setiap kegiatan ditunjukkan dengan jelas dalam urutan yang benar.

b.    Kegiatan yang terpotong akan disambung dengan petunjuk yang jelas oleh simbol penghubung standar.

c.    Sebaiknya digambar dari atas ke bawah dan dimulai dari bagian kiri suatu halaman.

d.    Penunjuk harus jelas dari awal sampai berakhirnya kegiatan.

e.    Untuk mewakili suatu pekerjaan masing-masing kegiatan, sebaiknya digunakan satu kata.

Prinsip Penyusunan SOP

PRINSIP PENYUSUNAN SOP

       Untuk SOP oleh perusahaan, semua prosedur itu dijadikan standar harus memenuhi beberapa prinsip yang akan diterapkan, yaitu sebagai berikut.

1.    Prinsip efisiensi dan efektivitas, berarti prosedur yang singkat dan cepat dalam mencapai target pekerjaan serta memerlukan sumber daya yang paling sedikit.

2.    Prinsip berorientasi, berarti prosedur yang distandarkan harus mempertimbangkan kebutuhan pengguna.

3.    Prinsip kejelasan dan kemudahan, berarti SOP yang disusun dengan jelas, sederhana, dan tidak berbelit-belit sehingga mudah dimengerti dan diterapkan.

4.    Prinsip keselarasan, berarti SOP yang dibuat harus selaras dengan SOP lain yang terkait.

5.    Prinsip keterukuran, berarti hasil, waktu, dan proses pencapaian pekerjaan dapat diukur kuantitas serta kualitasnya.

6.    Prinsip dinamis, berarti prosedur yang distandarkan dapat disesuaikan dengan kebutuhan kualitas pelayanan yang berkembang.

7.    Prinsip kepatuhan hukum, berarti SOP yang disusun telah menjamin prosedur yang distandarkan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

8.    Prinsip kepastian hukum, berarti SIP yang disusun harus ditetapkan oleh pimpinan sebagai sebuah produk hukum yang harus ditaati dan dilaksanakan, serta menjadi instrumen untuk melindungi karyawan dari kemungkinan tuntutan hukum.

9.    Prinsip transparansi dan keterbukaan, berarti SOP yang dilaksanakan harus jelas dan siap untuk menerima masukan, baik dari karyawan maupun masyarakat.

Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran

      

RUANG LINGKUP SOP DALAM ADMINISTRASI PERKANTORAN

     Dalam administrasi perkantoran, SOP dibagi berdasrkan kegiatan, besar kegiatan, kelengkapan kegiatan, dan jenis kegiatan.

1.    Berdasarkan Kegiatan

a.    SOP Administratif

       SOP administratif adalah prosedur operasi standar untuk pekerjaan yang bersifat administratif yaitu pekerjaan yang bersifat umum (tidak detail), melibatkan banyak orang, atau dilaksanakan oleh lebih dari satu orang, dan banyak digunakan dalam perusahaan. Contohnya adalah SOP Penanganan Surat Masuk, SOP Pemeliharaan Komputer Kantor, dan SOP Peminjaman Buku Perpustakaan.

       Tahapan pelaksanaan pekerjaan bersifat makro ataupun mikro. Makro berarti pelaksanaan pekerjaan melingkupi beberapa pekerjaan yang bersifat mikro, yang berisi kegiatan secara global. Sementara itu, mikro berarti pelaksanaan pekerjaan merupakan bagian dari adminisrasi makro yang membentuk satu kesinambungan aktivitas secara lebih rinci.

       Beberapa hal yang terdapat dalam SOP administratif, antara lain rencana proyek, rencana manajemen, penetapan kebutuhan organisasi, perkembangan informasi dalam rekaman pengolahan, validasi data yang lengkap, dan prosedur penyesuaian suatu perusahaan atau kantor tertentu.

       Dalam penyusunan SOP administratif harus terdapat lima unsur berikut.

1)    Halaman judul

2)    Daftar isi

3)    Prosedur

4)    Pemeriksaan atau pengontrolan

5)    Referensi

       Adapun bagian-bagian prosedur dalam SOP administratif adalah sebagai berikut.

a)    Tujuan, yang berisi identifikasi yang akan dicapai.

b)    Cakupan, berisi identifikasi jangkauan prosedur yang akan digunakan.

c)    Abstrak, berisi ringkasan yang diformat singkat dari keseluruhan prosedur.

d)    Definisi atau daftar istilah, berisi data khusus yang digunakan, singkatan atau akronim yang memiliki arti khusus, dan definisi dari frasa yang digunakan.

e)    Penanggung jawab, berisi penjelasan tentang siapa yang bertanggung jawab dalam tugas, situasi, dan tempat tertentu; siapa yang bertanggung jawab untuk memberikan pelatihan; dan menjelaskan posisi seseorang dengan yang lainnya.

f)     Metode, berisi bagian yang mengidentifikasi semua langkah-langkah terkait dengan prosedur yang dibutuhkan.

g)    Kriteria atau daftar aktivitas.

h)    Manajemen penyimpanan atau perekaman data.

       Bagian pemeriksaan dan pengontrolan dalam SOP administratif berisi hal-hal berikut.

a)    Deskripsi tentang persiapan sesuai dengan prosedur pengontrolan, seperti penyesuaian, penghitungan ulang, dan identifikasi ulang.

b)    Deskripsi berapa kali hasil proses diskusi mengenai tujuan.

c)    Memberikan gambaran mengenai keterbatasan data dan tindakan.

d)    Memberikan gambaran hasil dari pengawasan.

       Sementara itu, referensi dalam SOP administratif berisi tentang hal-hal berikut.

a)    Acuan yang jelas mengenai dokumen atau prosedur SOP.

b)    Buku acuan yang digunakan.

c)    Metode-metode dan literatur yang ditulis sesuai dengan kaidah yang berlaku.

d)    SOP sesuai dengan kaidah yang berlaku.

e)    Pengambilan kalimat (kutipan) yang panjang disisipkan dalam lembar lain agar tetap mudah dibaca dan diakses.

b.    SOP Teknis

       SOP teknis adalah prosedur operasi standar yang tercatat dan diuraikan secara detail, rinci, dan teliti serta menggambarkan kegiatan yang dilakukan oleh satu orang atau satu kesatuan tim kerja untuk berbagai aktivitas di perusahaan sehingga tidak akan ada kemungkinan variasi lain. Oleh karena itu, SOP teknis biasanya berisi instruksi dan diterapkan dalam pekerjaan bidang keuangan, kearsipan, dokumentasi, laboratorium, kedokteran, layanan masyarakat, dan kepegawaian. Contohnya SOP pengagendaan surat, SOP pemberian disposisi, dan SOP pengoperasian komputer.

       Beberapa hal yang harus diperhatikan terkait SOP teknis adalah sebagai berikut.

1)    Umumnya berisi instruksi.

2)    Dibutuhkan untuk mengukur aktivitas data, seperti contoh data jenis, pemrosesan data, evaluasi data, verifikasi data, validitas data, risiko tak terduga, dan audit perlengkapan operasional.

3)    Membutuhkan langkah khusus untuk mencapai tujuan, koordinasi, laporan, dan rekaman.

4)    Setiap aktivitas harus sesuai dengan gambaran kerja, meskipun formatnya dapat dimodifikasi, dikurangi, atau diperluas.

       Berikut adalah lima hal yang harus ada dalam SOP teknik.

1)    Halaman judul

2)    Daftar isi

3)    Prosedur

4)    Pengontrolan

5)    Referensi

       Bagian-bagian prosedur dalam SOP teknik adalah sebagai berikut.

a)    Jangkauan dan ketergunaan, menjelaskan tujuan, dan cara pengaturan syarat prosedur.

b)    Abstraksi, merupakan kesimpulan prosedur.

c)    Definisi, yang berisi singkatan, identifikasi singkatan, atau terminologi yang digunakan.

d)    Kesehatan dan keselamatan, yang berisi:

·         jika karyawan tertimpa musibah, seperti kecelakaan, terluka, atau meninggal dunia, harus diidentifikasi, dan

·         penjelasan jika prosedur dilaksanakan dengan tidak benar.

e)    Peringatan

Menggambarkan kegiatan yang di dalamnya mungkin terjadi salah percobaan, ada hasil yang tidak valid, atau peralatan tertentu mengalami kerusakan.

f)     Gangguan

Menggambarkan segi ketelitian atau adanya beberapa bagian dari proses yang mungkin terganggu.

g)    Tanggung jawab individu

Berisi cara individu bertanggung jawab terhadap tugas yang wajib dikerjakan.

h)    Peralatan dan persediaan

Bagian ini berisi materi, peralatan, daftar, dan spesifikasi.

i)      Metode

Berisi cara untuk menentukan langkah yang dibutuhkan. Hal yang harus diperhatikan adalah metode atau instrumen yang digunakan, sampel, persiapan, permasalahan, software komputer, dan kalkulasi data.

j)      Pengaturan data, yang menjadi dasar untuk menentukan perincian data yang sudah diproses sebelumnya, menentukan bentuk data yang digunakan, menetapkan laporan yang ditulis, dan menetapkan data dan rekaman dalam cadangan informasi.

Bagian pengontrolan berisi hal-hal sebagai berikut.

a)    Deskripsi persiapan sesuai dengan prosedur pengontrolan, seperti penyesuaian perhitungan ulang, dan identifikasi ulang.

b)    Deskripsi hasil proses diskusi mengenai tujuan.

c)    Gambaran keterbatasan data dan tindakan.

d)    Gambaran hasil pengawasan.

Sementara itu, bagian referensi berisi tentang hal-hal berikut.

a)    Acuan yang jelas mengenai dokumen atau prosedurnya.

b)    Buku acuan yang digunakan.

c)    Metode dan literatur tertulis sesuai kaidah yang berlaku.

d)    SOP sesuai kaidah yang berlaku.

e)    Agar tetap mudah dibaca dan diakses, sisipkan kutipan di lembar lain.

2.    Berdasarkan Besar Kegiatan

a.    SOP Makro

Yaitu, integrasi dari beberapa SOP yang lebih kecil (mikro) yang membentuk serangkaian kegiatan dan tidak menggambarkan kegiatan yang riil dilakukan oleh pelaksana.

Contoh: SOP pengolahan surat.

b.    SOP Mikro

Yaitu, SOP yang merupakan gambaran kegiatan dari bagian yang lebih besar (makro) dan disebut sebagai sub atau bagian SOP.

Contoh: SOP pengiriman surat.

3.    Berdasarkan Kelengkapan Kegiatan

a.    SOP Final

Yaitu, SOP yang berdasarkan cakupan kegiatannya telah menghasilkan produk utama yang paling akhir atau final dan digunakan untuk produk kerja.

Contoh:

·         SOP Penyusunan Pedoman merupakan SOP Final dari SOP Penyiapan Bahan Penyusunan Pedoman.

·         SOP Penyelenggaraan Bimbingan Teknis merupakan SOP Final dari SOP Penyiapan Penyelenggaraan Bimbingan Teknis.

b.    SOP Parsial

Yaitu, SOP yang berdasarkan cakupan kegiatannya belum menghasilkan produk utama atau final dan memiliki rangkaian kegiatan lanjutan yang mencerminkan produk utama akhir.

Contoh:

·         SOP Penyiapan Bahan Penyusunan Pedoman merupakan bagian (parsial) dari SOP Penyusunan Pedoman.

·         SOP Penyiapan Penyelenggaraan Bimbingan Teknis merupakan bagian (parsial) dari SOP Penyelenggaraan Bimbingan Teknis.

4.    Berdasarkan Jenis Kegiatan

a.    SOP Generik

Yaitu, SOP yang kegiatannya memiliki kesamaan langkah sehingga Sop ini bisa diadopsi di unit kerja lain.

Contoh: SOP Pengelolaan Keuangan

b.    SOP Spesifik

Yaitu, SOP yang kegiatannya memiliki langkah khusus dan tidak dapat diterapkan di unit kerja lain.

Contoh: SOP Pelaksanaan Publikasi Hasil Uji Labolatorium A di Perusahaan B berlaku pada labolatorium A di perusahaan B dan tidak berlaku pada labolatorium lainnya meskipun pada perusahaan Y.