Prinsip Penyusunan SOP

PRINSIP PENYUSUNAN SOP

       Format SOP yang baik adalah dapat menyampaikan informasi yang dibutuhkan dengan tepat, memfasilitasi, dan mengimplementasikan SOP secara konsisten. Terdapat empat faktor yang digunakan sebagai pedoman dasar penentuan format penyusunan SOP di perusahaan. Faktor-faktor tersebut adalah sebagai berikut.

1.    Jumlah keputusan yang akan dibuat dalam prosedur.

2.    Jumlah langkah dan sub langkah yang diperlukan dalam suatu prosedur.

3.    Penentuan pelaksana SOP.

4.    Tujuan yang ingin dicapai dalam pembuatan SOP.

       Adapun isi format SOP secara umum mencakup hal-hal berikut.

1.    Persetujuan

Persetujuan ini disesuaikan dengan kondisi setiap perusahaan dan harus ada orang yang menandatangani SOP tersebut agar dapat menjadi pedoman/aturan.

2.    Tujuan

Tujuan SOP berisi kepentingan pembuatan SOP.

3.    Definisi

Definisi ini penting untuk distandardisasi agar semua pembaca SOP memiliki satu pengertian yang sama untuk sebuah istilah yang ada pada SOP.

4.    Kebijakan

Yaitu, peraturan yang harus disiapkan demi kelancaran pelaksanaan SOP.

5.    Penjelasan prosedur

Penjelasan prosedur dapat dibuat dalam bentuk grafik, gambar, narasi atau petunjuk teknis (instruksi kerja yang sederhana) agar SOP mampu mengakomodasi semua kebutuhan pembaca.

6.    Lampiran

Lampiran dalam SOP berupa contoh formulir dan contoh laporan (bila ada).

     

       SOP memiliki berbagai macam format. Berikut adalah beberapa format SOP yang harus Anda ketahui.

1.    Langkah sederhana (simple steps)

Simple steps adalah bentuk SOP paling sederhana, biasanya digunakan jika prosedur yang disusun hanya memuat sedikit kegiatan dan memerlukan sedikit keputusan.

2.    Tahapan berurutan (hierarchical steps)

Herarchical steps merupakan pengembangan dari simple steps yang digunakan ketika prosedur yang disusun lebih dari sepuluh langkah, membutuhkan informasi lebih detail, dan sedikit pengambilan keputusan.

3.    Grafik (graphic)

Digunakan jika prosedur yang disusun menghendaki kegiatan spesifik dan dengan banyak langkah.

4.    Diagram alur (flowchart)

Berfungsi sebagai alat bantu komunikasi dalam mengambil keputusan yang banyak (kompleks) dan membutuhkan alternatif jawaban, seperti jawaban “ya” atau “tidak”, lengkap atau tidak lengkap, selesai atau belum selesai, yang akan memengaruhi kegiatan berikutnya.

       Dari keempat format SOP tersebut, format yang paling sering digunakan dalam sebuah perusahaan adalah format flowchart. Hal tersebut karena flowchart memiliki kelebihan, yaitu:

·         mendeskripsikan prosedur secara lebih ringkas,

·         memiliki tampilan yang lebih praktis dan lebih menarik sehingga dapat lebih mudah dimengerti dan digunakan, dan

·         mampu menguraikan langkah-langkah prosedur yang lebih konsisten.

       Terdapat dua macam format SOP dalam bentuk flowchart, yaitu sebagai berikut.

a.    Linear flowchart (diagram alur linier).

·         Berbentuk vertikal dan horizontal.

·         Ciri utama adalah adanya unsur kegiatan yang disatukan, yaitu pelaksana dan rumusan kegiatan dibuat ringkas dalam bentuk simbol.

b.    Branching flowchart (diagram alur bercabang)

·         Ciri utama brancing flowchart adalah adanya unsur pelaksana yang dipisahkan dari kolom kegiatan dan deskripsi prosedur kegiatan dilakukan dalam bentuk simbol yang dihubungkan secara bercabang.

Untuk membuat SOP dengan format flowchart, hal-hal yang harus diperhatikan adalah sebagai berikut.

a.    Setiap kegiatan ditunjukkan dengan jelas dalam urutan yang benar.

b.    Kegiatan yang terpotong akan disambung dengan petunjuk yang jelas oleh simbol penghubung standar.

c.    Sebaiknya digambar dari atas ke bawah dan dimulai dari bagian kiri suatu halaman.

d.    Penunjuk harus jelas dari awal sampai berakhirnya kegiatan.

e.    Untuk mewakili suatu pekerjaan masing-masing kegiatan, sebaiknya digunakan satu kata.